Modul za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) omogućava korisnicima pohranu, upravljanje i dijeljenje dokumenata unutar organizacije, automatiziranje procesa poslovanja, urudžbiranje i praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus. Aplikacija koristi intuitivno sučelje te je u potpunosti integrirana s ostalim cPIS modulima. Softver za upravljanje dokumentima je jednostavan za korištenje i može se konfigurirati te po potrebi doraditi kako bi u potpunosti odgovarao radnim procesima u vašoj tvrtki. Naš sustav Vam omogućava jednostavno kategoriziranje dokumenata prema njihovoj namjeni i praćenje njihovog napredovanja kroz kontrolne tokove koje sami konfigurirate što Vam osigurava da se dokumentima upravlja brzo i učinkovito.
Koristeći naš napredni sustav za upravljanje dokumentima, možete automatizirati bilo koji aspekt procesa životnog ciklusa vašeg dokumenta – od snimanja do upravljanja snimanjem – putem pravila automatizacije koja definiraju samo korisnici ili administratori sustava (npr. novi dokumenti moraju se pregledati/odobriti prije objave).
Softver za upravljanje dokumentima uključuje sljedeće procese
- unos dokumenata u bazu podataka: to uključuje prepoznavanje vrste potrebnog dokumenta, izradu nacrta sadržaja i izvođenje potrebnih pregleda i uređivanja
- dodjeljivanje privitka dokumentu: to se može obaviti skeniranjem papirnatih dokumenata, učitavanjem elektroničkih dokumenata ili ručnim unosom podataka
- indeksiranje dokumenta: nakon što je dokument spremljen, mora se indeksirati radi lakšeg pronalaženja u budućnosti. To uključuje dodjeljivanje metapodataka kao što su naslov, autor, datum, ključne riječi te OCR obradu dokumenta koja osigurava mogućnost pretraživanja po svim riječima/pojmovima iz skeniranog dokumenta.
- kontrolu kreiranja, odobravanja, dodatnog pregleda i odbacivanja dokumenata. Sve ovo se može fleksibilno definirati kreiranjem kontrolnog toka dokumenta
- distribucija dokumenata: dokumenti se po potrebi mogu slati e-poštom, dijeliti, ispisivati ili faksirati.
- osiguranje sigurnosti dokumenata i sprečavanje neautoriziranog pristupa dokumentima
- pregled i revizija dokumenta: nakon što je dokument stvoren, možda će ga trebati povremeno pregledati i revidirati, kako bi se osiguralo da ostane ažuran
- arhiviranje dokumenata, kao i brisanje starih dokumenata koje više nije potrebno čuvati
- sortiranje i pretraživanje dokumenata u skladu s definiranim kriterijima, pretraživanje po ključnoj riječi ili filtrirano pretraživanje
- mogućnost urudžbiranja po uredbi o uredskom poslovanju ili po vlastitim potrebama i pravilima za urudžbiranje ulaznih / izlaznih dokumenata
- pohrana dokumenata na centralizirano mjesto, sigurnosni backup podataka
- odobrenje ili odbacivanje dokumenta: ovisno o vrsti dokumenta, možda će trebati odobriti/odbaciti dokument od strane jednog ili više operatera prije same finalizacije.
Prednosti uvođenja aplikacije za upravljanje dokumentima
Uvođenja softvera za upravljanje dokumentima nudi brojne prednosti za tvrtke. Od poboljšane sigurnosti do povećane učinkovitosti, ove ključne prednosti mogu Vam pomoći da maksimalno iskoristite svoje dokumente:
- Automatiziranje tijeka dokumenata: automatska obrada dokumenata može uštedjeti vrijeme i smanjiti troškove ručnog rada. Aplikacija za upravljanje dokumentima može automatizirati stvaranje, odobravanje i upravljanje dokumentima, usmjeravajući proces i osiguravajući da se dokumenti brzo kreiraju, prate i odobravaju
- Poboljšana suradnja: softver za tijek rada dokumenata može pružiti zajedničku platformu na kojoj svi dionici mogu surađivati na dokumentima. To može omogućiti tvrtkama učinkovitiju i bržu suradnju na ključnim dokumentima
- Poboljšana sigurnost: korištenjem aplikacije za rad s dokumentima, tvrtke mogu osigurati da su dokumenti sigurno pohranjeni i zaštićeni od zlonamjernih aktivnosti
- Poboljšano upravljanje i kontrola dokumenata: kontrola i upravljanje dokumentima ključni su za svako poslovanje. Naš softver može pomoći tvrtkama da učinkovito upravljaju dokumentima i prate promjene napravljene na dokumentima
- Povećana produktivnost: aplikacija za upravljanje dokumentima znatno štedi vrijeme i resurse, automatiziranjem generiranja dokumenata i procesa odobravanja. To može pomoći tvrtkama da poboljšaju svoju produktivnost i smanje troškove
- Učinkovitost u protoku dokumenata: tvrtke mogu pratiti napredovanje dokumenata, eliminirajući potrebu za ručnom intervencijom
- Ušteda troškova: aplikacija za upravljanje dokumentima može pomoći tvrtkama znatno smanjiti trošove vezane u ručni rad s dokumentima. Automatizacija obrade dokumenata, skeniranje dokumenata i OCR obrada može pomoći tvrtkama da smanje troškove povezane s procesiranjem dokumenata
- Smanjene pogreške: automatiziranjem tijeka rada, tvrtke mogu smanjiti šanse za pojavu pogrešaka tijekom procesa. To može dovesti do poboljšane točnosti i boljeg donošenja odluka
Slučajevi upotrebe tijeka rada automatiziranog upravljanja dokumentima
Pogledajmo neke stvarne slučajeve upotrebe tijeka rada automatiziranog upravljanja dokumentima u različitim industrijama. Tvrtke bilo koje veličine mogu imati koristi od ove vrste automatizacije tijeka rada.
U zdravstvenom sektoru
Zdravstvena industrija jedan je od najvažnijih korisnika ove vrste softvera. Uz pomoć document management aplikacije, pružatelji zdravstvenih usluga mogu jednostavno upravljati evidencijom pacijenata i medicinskim informacijama, pojednostavljujući proces skrbi za pacijente. Automatizirano upravljanje tijekovima dokumenata također pomaže pružateljima zdravstvenih usluga u usklađenosti s regulativom, osiguravajući da su svi dokumenti pravilno pohranjeni i praćeni u svrhu usklađenosti.
U pravnom sektoru
Automatizirani tijek rada s dokumentima također je bitan za pravnu industriju. Uvođenje programa za upravljanje dokumentima itekako pomaže odvjetnicima u upravljanju velikim količinama pravnih dokumenata, od ugovora i faktura do sudskih dokumenata. Automatizacijom tijeka rada odvjetnici mogu brzo dovršiti zadatke poput izrade dokumenata, OCR obrade, arhiviranja i naknadnog brzog pretraživanja po ključnim riječima. To im omogućuje da svoju pozornost usmjere na puno važnija pitanja, što znatno podiže učinkovitost i olakšava svakodnevni rad sa hrpom dokumenata.
U sektoru financija
Financijska industrija također se snažno oslanja na automatizirani tijek rada dokumenata za obradu dokumenata. Financijske institucije moraju brzo obraditi mnoge dokumente, od zahtjeva za kredit do poreznih dokumenata, kako bi pružile najbolju moguću uslugu svojim klijentima. Automatizirani radni tijek upravljanja dokumentima pomaže financijskim institucijama da brže i učinkovitije obrađuju dokumente, a istovremeno održavaju sigurnost dokumenata.
U proizvodnom sektoru
Proizvodna industrija još je jedno područje koje se uvelike oslanja na ovu vrstu softvera. Automatizirani tijek rada s dokumentima pomaže proizvođačima u praćenju dizajna proizvoda, specifikacija i narudžbi, što im omogućuje brzo i učinkovito premještanje proizvoda iz tvornice do kupca. Ova vrsta automatizacije tijeka rada također pomaže proizvođačima da ostanu u tijeku s propisima o usklađenosti i osiguravaju da su proizvodi u skladu sa standardima.
Zaključno, implementacija ove vrste aplikacije ključna je za tvrtke svih veličina i djelatnosti. Dobro osmišljen softver za upravljanje dokumentima može poboljšati učinkovitost, smanjiti pogreške i povećati produktivnost. Automatizacija, skeniranje, OCR obrada i fleksibilni kontrolni tokovi mogu podići vaš tijek rada na višu razinu, omogućujući vam da dodatno pojednostavite svoje poslovne procese, a istovremeno smanjite troškove i dodatno ubrzate rad sa svim vrstama dokumenata koji se pojavljuju u Vašem svakodnevnom poslovanju.