EDI (Electronic Data Interchange) sustav se koristi za međusobno povezivanje ERP poslovnih sustava i brzu razmjenu dokumenata: narudbže, otpremnice i računi. Elektronička razmjena podataka poboljšava produktivnost i stvara uštede troškova eliminacijom ručnih procesa, uključujući ručni unos podataka. EDI također ubrzava vrijeme obrade u usporedbi s dokumentima koji se šalju poštom, omogućujući tvrtkama da primaju račune i upare dokumente na vrijeme kako bi iskoristile rane popuste.
Elektronički dokumenti između poduzeća točniji su od onih koji zahtijevaju ručni unos podataka. S EDI elektroničkim rješenjem za razmjenu podataka, računi dobavljača primaju se pravodobno, a obveze se bilježe mnogo ranije nego putem potvrde o primitku poštom. Financijski izvještaji i upravljanje novčanim tokom točniji su kada se fakture dobavljača bilježe u računovodstveni sustav u stvarnom vremenu umjesto da se akumuliraju na nečijem stolu i čekaju ručni unos podataka.
Glavne prednosti EDI sustava
- Automatizacija procesa: EDI omogućuje automatizaciju razmjene podataka između ERP sustava i poslovnih partnera. To znači da se podaci poput narudžbi, računa, otpremnica i inventara mogu razmjenjivati elektronički, bez potrebe za ručnim unosom ili slanjem papirnatih dokumenata. To ubrzava procese, smanjuje mogućnost pogrešaka i povećava učinkovitost.
-
Brža obrada narudžbi: Integracija EDI sustava s ERP sustavom omogućuje bržu obradu narudžbi. Kada kupac šalje narudžbu putem EDI-a, podaci se automatski prenose u ERP sustav, gdje se mogu odmah obraditi. To smanjuje vrijeme potrebno za ručno unesenje podataka i ubrzava proces obrade narudžbi. Onog trenutka kada klijent kreira narudžbu, isporučitelj automatski dobiva obavijest.
- Skraćivanje lanca opskrbe: Korištenje EDI sustava za povezivanje ERP sustava omogućuje znatno skraćivanje lanca opskrbe. Podaci o narudžbama, otpremnicama, praćenju i stanju zaliha mogu se brzo i točno razmjenjivati između poslovnih partnera. To pruža uvid u stvarno stanje zaliha, omogućuje praćenje isporuka i pomaže u upravljanju inventarom.
-
Smanjenje troškova i grešaka: Automatizacija procesa razmjene podataka putem EDI-a smanjuje troškove i greške povezane s ručnim unosom podataka. Ručni unos podataka može biti vremenski zahtjevan i podložan pogreškama, dok elektronička razmjena podataka putem EDI-a eliminira te probleme.
-
Povezivanje s različitim poslovnim partnerima: EDI je standardizirani format za razmjenu podataka i omogućuje povezivanje s različitim poslovnim partnerima koji koriste različite ERP sustave/ poslovne aplikacije. To olakšava suradnju s različitim dobavljačima, kupcima i logističkim partnerima bez potrebe za prilagođavanjem različitim formatima podataka.
EDI sustav u praksi
Automatizacija procesa nabave kroz EDI sustav ima brojne prednosti nad ručnim procesom nabave koji je u pravilu spor, zahtjevan i podrazumijeva puno papirologije. Poduzeća koja koriste "ručni" unos narudžbi svoje dokumente šalje poštom ili putem e-maila što je nepouzdan i spor proces. Nakon što dobavljač zaprimi narudžbu, što u pravilu znači nekoliko dana pauze, svi podaci se moraju ručno prepisati u ERP sustav što ovisno o broju stavki može biti dosta zahtjevan posao, podložan mnogim greškama. Tek nakon obrade narudžbe i isporuke tražene robe, klijentu se dostavlja račun i to opet putem e-maila ili pošte. Nakon što ju zaprimi, klijent ponovno mora ručno unositi podatke sa računa u vlastiti ERP sustav te zatražiti autorizaciju plaćanja. Cijeli ovaj proces lako potraje i preko tjedan dana, uz veliku mogućnost ljudskih pogrešaka pogotovo kod velikog broja stavki narudžbe/otpremnice. Te greške naravno dodatno produžuju proces narudžbe/isporuke i poskupljuju cijeli proces.
Poslovni subjekti koji su implementirali EDI sustav ne poznaju navedene problem jer nabava je automatizirana, brza i bez mogućnosti nenamjernih pogrešaka. Onog trenutka kada kupac izradi narudžbu, dobavljač automatski dobiva obavijest čime se znatno skraćuje rok isporuke. Kada dobavljač obradi narudžbu i pripremi isporuku, slanjem otpremnice obavještava klijenta o nadolazećoj isporuci robe. Većina podataka se lako preuzima uzeti iz narudžbe, bez potrebe za dodatnim ručnim unosom podataka. Iz tako kreirane otpremnice klikom miša se izrađuje račun koji se onda kroz EDI sustav šalje kupcu. Svi su koraci transparentni te se mogu pratiti u bilo kojem trenutku. Cijeli proces izrade narudžbe, slanja, izrade otpremnice i računa se obavlja unutar jednog radnog dana što je znatno kraće od ručnog rada koji je prisutan u ERP sustavima gdje EDI nije implementiran.
Ukratko, primjena EDI sustava kod povezivanja ERP sustava pruža brzu i pouzdanu razmjenu podataka između poslovnih partnera, automatizaciju procesa i poboljšanu vidljivost lanca opskrbe. To rezultira smanjenjem troškova, povećanom učinkovitošću i smanjenjem pogrešaka u poslovnim procesima. Uz integrirani EDI, dokumenti ulaze i izlaze izravno iz vašeg računovodstva ili ERP sustava uz malo ili bez ljudske intervencije. To ubrzava obradu narudžbi, proces preuzimanja/pakiranja/otpreme, fakturiranje i druge bitne funkcije opskrbnog lanca.